Như vậy để thực hiện chức năng này, điểm học sinh của Môn - Lớp hiện thời phải được nhập trước vào một bảng tính Excel. Các điều kiện và nguyên tắc sau cần thỏa mãn:

- Phần điểm HS được nhập trong bảng tính là môt lưới hình chữ nhật trong đó mỗi hàng tương ứng với một học sinh của lớp học. Số hàng điểm trong bảng tính Excel phải trùng khít với số lượng học sinh hiện có của lớp hiện thời.

- Mỗi cột của bảng tính phải tương ứng với một cột điểm trong sổ điểm.

- Người dùng phải hiểu rõ ràng cấu trúc dữ liệu được lưu trong bảng tính Excel. Trong quá trình chuyển nhập điểm, người dùng có toàn quyền trong việc chọn lựa các thông số và thông tin cần chuyển nhập, tránh tối đa các lỗi và sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuyển nhập.

Sau đây mô tả các bước cụ thể thực hiện lệnh quan trọng này.

(1) Nháy nút trên thanh công cụ trong cửa sổ nhập điểm học sinh theo Môn - Lớp. Màn hình có dạng sau xuất hiện.

(2) Nháy nút Mở tệp Excel dùng để chọn và mở tệp dữ liệu Excel tương ứng chứa bảng điểm cần nhập.

Chọn tệp Excel và nhấn nút Đồng ý.

Ta sẽ thấy dữ liệu của tệp Excel này sẽ được chuyển vào màn hình và được thể hiện chính xác trên màn hình. Đây chính là bộ dữ liệu thô mà người dùng cần "xử lý" sơ bộ trước khi tiến hành công việc chuyển nhập chính thức. Màn hình lúc này có thể có dạng như hình dưới đây.

(3) Tại bước tiếp theo người dùng sẽ phải lựa chọn các thông tin quan trọng sau:

- Thông tin Môn học và Lớp học có chứa bảng điểm hiện thời.

- Chọn cách chuyển nhập dữ liệu: Xóa cũ nhập mới hay Nối thêm.

- Xác định vùng chứa dữ liệu cần nhập. Nếu vùng dữ liệu này có chứa các hàng tiêu đề thì phải xác định thêm thông số Số dòng tiêu đề. Lưu ý số hàng của vùng dữ liệu chứa điểm (trừ ra hàng tiêu đề) sẽ phải bằng số lượng học sinh có trong lớp hiện thời.

- Dùng chuột chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần chuyển nhập.

(4) Nháy nút để bắt đầu việc phân tích và chuẩn bị chuyển nhập dữ liệu điểm đã chọn vào phần mềm School Viewer.

Đây là bước có những thao tác quan trọng nhất cần thực hiện của toàn bộ quá trình chuyển nhập dữ liệu.

Phần mềm sẽ tiến hành việc phân tích tự động vùng dữ liệu đã chọn, tự động tìm các cột điểm và người dùng sẽ quyết định cần chuyển nhập những cột điểm nào.

Trên màn hình ta sẽ nhìn thấy vùng cột điểm đã được phân tích và nhận dạng:

- Cột đầu tiên là số thứ tự các hàng điểm. Số hàng = số học sinh của lớp hiện thời.

- Mỗi cột tương ứng với một cột điểm.

- Phía trên mỗi cột là hai ô cho phép thực hiện xác định ý nghĩa của cột điểm này (ứng với loại điểm nào: miệng, 15 phút, ....) và có thực hiện chuyển nhập cột điểm này không.

(5) Tiến hành công việc xác nhận các cột điểm để chuẩn bị cập nhập bảng điểm vào phần mềm. Công việc chuẩn bị được tiến hành theo từng cột điểm.

Kết quả lựa chọn có thể như màn hình dưới đây:

(6) Sau khi đã xác định xong toàn bộ các cột điểm cần nhập. Nhấn nút để bắt đầu cập nhật các điểm này vào phần mềm.

(7) Sau khi đã chuyển nhập xong, nháy nút Thoát để kết thúc. Nếu bảng dữ liệu chứa nhiều vùng dữ liệu điểm thì có thể nhấn nút Chọn lại dữ liệu để tiếp tục tiến hành công việc chuyển nhập điểm từ bảng tính này, quay lại bước (3).

School@net