Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong http://www.vnschool.net
Tự động hoá cho Mail Outlook
15/05/2008

Ở công sở, Mail Outlook gần như trở thành một thành phần không thể thiếu của người dùng hệ điều hành windows. Hơn ai hết, đối với những người làm việc văn phòng, công việc đầu tiên khi sử dụng máy tính hầu như là "check mail" (kiểm tra thư mới). Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Mail Outlook, thì việc làm cho hệ thống mail hoàn toàn tự động ít nhiều sẽ giúp công việc của bạn thêm trôi chảy và nhanh chóng.


Khởi động Outlook cùng Windows

Không ít người khi mở máy tính là lao ngay vào công việc mà quên mất việc check mail cũng quan trọng không kém. Để không phải quên check mail mỗi ngày bạn hãy thiết lập cho mail tự khởi động cùng windows bằng cách kéo thả biểu tượng mail Outlook vào Start > Programs > Startup. Có như vậy, mỗi khi khởi động máy tính, chương trình Mail Outlook cũng được tự động khởi động cùng windows.

Thiết lập tính năng tự động check mail

Thông thường, khi mới mở Outlook, chương trình sẽ tự động kiểm tra mail mới cho bạn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng không phải lúc nào Outlook cũng tự động kiểm tra email dù đã có mail mới, mà đòi hỏi bạn phải tự kiểm tra bằng cách click nút Send/Receive trên thanh công cụ. Trong Outlook có một tính năng giúp bạn có thể thiết lập cho Mail Outlook tự động check mail mới theo thời gian định trước. Không những vậy bạn còn có thể thiết lập cho Outlook tự động check mail khi đang ở trạng thái offline (khi chương trình mail chưa được khởi động).

Để làm được điều này bạn vào Tools > Options...

Cửa sổ Options hiện ra bạn chọn thẻ Mail Setup > click nút Send/Receive... trong phần Send/Receive. (Hình 1)

Cửa sổ Send/Receive Groups hiện ra để bạn thiết lập tính năng tự động gởi và nhận mail. (Hình 2)

Để chọn tính năng tự động gởi và nhận mail cho tất cả các tài khoản bạn chọn All Accounts.

Trong phần Setting for group "All Accounts", bạn đánh dấu chọn dòng:

+ Include this group in send/receive (F9)

+ Schedule an automatic send/receive every và chọn khoảng thời gian bạn muốn Outlook sẽ tự check mail một lần. Tốt nhất bạn nên chọn khoảng thời gian này là 5 phút một lần.

+ Perform an automatic send/receive when exiting, chọn khi bạn muốn chương trình hiển thị quá trình check mail tự động.

Tiếp đến, để thiết lập cho Outlook tự check mail khi chương trình chưa được khởi động bạn nhấp chọn vào hai dòng còn lại trong phần When Putlook is Offline, và thiết lập khoảng thời gian để Outlook check mail một lần. Ở đây bạn có thể chọn mỗi 15 phút.

Sau khi hoàn tất bạn nhấp Close để đóng cửa sổ lại rồi nhấp OK.

Như vậy, cứ mỗi 5/15 phút là chương trình Outlook sẽ tự động kiểm tra mail một lần. Khi có mail mới đến chương trình sẽ thông báo cho bạn biết bằng một cửa sổ nhỏ xuất hiện bên góc phải màn hình.

Tự động lọc mail đến thư mục định trước

Như vậy, bạn đã thiết lập xong tính năng tự động check mail cho Mail Outlook. Bên cạnh đó, để hệ thống mail của bạn có trật tự và dễ tìm, bạn nên sắp xếp cho mail đến được phân loại một cách rõ ràng. Ví dụ bạn sẽ làm cho email khách hàng khi gởi đến sẽ tự động được đưa vào thư mục Khách hàng, mail gởi đến từ những người trong phòng hành chánh sẽ vào thư mục Hành Chánh. Như vậy bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm email vì email đã được phân loại theo địa chỉ người gởi một cách rõ ràng.

Bước 1: Khởi động chương trình mail Outlook tạo một thư mục mới trong Inbox (hoặc bạn có thể tạo trong 1 thư mục bất kỳ) bằng cách click phải vào thư mục Inbox chọn New Folder... (Hình 3). Đặt tên cho thư mục mới tạo, ví dụ: Khách Hàng.

Bước 2: Vào Tool > Rules and Alerts... Cửa sổ mới hiện ra, trong thẻ E-mail Rules nhấp chọn New Rules, chọn Move messages from someone to a folder rồi nhấp Next. (Hình 4)

Đánh dấu chọn dòng from people or distribution list trong khung Step 1: Select condition(s).

Tiếp đến click vào dòng chữ people or distribution list trong khung Step 2: Edit the rule description bên dưới để mở cửa sổ Rule Address.

Trong cửa sổ Rule Address vừa mở ra, bạn chọn địa chỉ mail người gởi (bạn có thể chọn nhiều địa chỉ mail của nhiều người khác nhau. Ở ví dụ này sẽ chọn địa chỉ mail của khách hàng có tên Bích Hiền) rồi click nút From để chọn tiếp đó nhấn Ok > Next.

Để có danh sách địa chỉ mail trong cửa sổ Rule Address bạn phải tạo trước danh sách mail liên hệ trong mục Contacts của Outlook...

Bước 3: Trong cửa sổ tiếp theo bạn sẽ chọn thư mục để mail đến bằng cách click chọn dòng move it to the specified folder trong khung Step 1: Select action(s), rồi click vào dòng Specified trong khung Step 2: Edit the rule description và chọn thư mục để chứa email (ví dụ thư mục ở đây là thư mục Khách Hàng) rồi click OK > nhấn Next 2 lần. (Hình 5)

Bước 4: Trong cửa sổ cuối cùng bạn nhập tên cho rule trong Step 1:... rồi click chọn hai dòng trong phần Step2:... rồi nhấn Finish để hoàn tất. (Hình 6)

Sau khi nhấn nút Finish chương trình sẽ bắt đầu lọc tất cả email của khách hàng có tên Bích Hiền vào thư mục Khách Hàng vừa tạo ngay cả khi có mail mới đến.

Lập lịch báo tự động

Không chỉ đơn thuần là phần mềm dùng để gởi nhận email. Outlook còn là một công cụ đắc lực giúp bạn quản lý thời gian làm việc của mình. Bạn có thể thiết lập cho Outlook tự động thông báo lịch làm việc cho bạn theo ngày, tuần hoặc tháng trong phần Calendar (lịch).

Đầu tiên bạn vào mục Calendar trong Outlook bằng cách nhấp vào thanh Calendar bên trái cửa sổ mail.

Lúc này bạn sẽ thấy cửa sổ Calendar hiện ra, click chọn nút Day, Work Week, Week, Month trên thanh công cụ để xem lịch ngày, tuần hoặc tháng.

Click đôi chọn một thời điểm trong khung Calendar để tạo một lịch hẹn. Cửa sổ Untitled - Appointment xuất hiện để bạn điền thông tin việc cần làm.

Điền tên công việc và nơi thực hiện công việc trong khung Subject và Location.

Chọn mức độ quan trọng của công việc trong khung Label.

Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc trong khung Start Time và End Time. Nếu là sự kiện cả ngày bạn có thể click chọn dòng All day event.

Để Outlook tự động thông báo khi lịch đến, bạn phải click chọn dòng Reminder. Tốt nhất bạn nên chọn khoảng thời gian thông báo trước 10, 15 hoặc 30 phút... trong khung kế bên.

Nếu bạn muốn Outlook thông báo lịch hẹn bằng âm nhạc bạn có thể click nút biểu tượng hình cái loa để chọn bài nhạc ưa thích. (Chương trình chỉ hỗ trợ nhạc có định dạng đuôi chấm wav.).

Cuối cùng nhấp Save and Close để lưu và đóng lại những thiết lập vừa thực hiện. Như vậy, khi có lịch đến Outlook sẽ tự động bật bảng thông báo công việc kèm theo bài nhạc bạn đã chọn.

Chúc các bạn thành công!
URL của bài viết này::http://www.vnschool.net/modules.php?name=News&file=article&sid=2125
© Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong contact: sales@schoolnet.vn