I. Qui trình quản lý hiện tại

1.1. Phần mềm quản lý đang sử dụng

Hiện tại Phòng Đào tạo đang sử dụng 3 phần mềm quản lý độc lập sau đây:

1- Phần mềm Quản lý Báo dạy

Phần mềm này cho phép nhập toàn bộ các thông tin ban đầu (từ điển) của hệ thống như danh sách môn học, bộ môn, lớp học, giáo viên, phân công giảng dạy. Nhiệm vụ chính của phần mềm là in ra được các Bảng báo dạy cho các bộ môn. Thông tin đã nhập vào của phần mềm này không dùng lại được cho các phần mềm khác.

2- Phần mềm Nhập và In Thời khóa biểu các lớp học

Phần mềm này có chức năng chính là nhập thông tin thời khóa biểu các lớp học đã xếp bằng tay vào và in ra Thời khóa biểu các lớp học theo mẫu chuẩn (khổ giấy A3) của HVKTQS. Một điều chú ý là toàn bộ thông tin nhập PCGD của phần mềm 1 không dùng lại đuợc trong phần mềm này, do vậy chúng ta phải nhập lại từ đầu các thông tin như phần mềm 1 đã nhập.

3- Phần mềm Quản lý quá trình học tập của sinh viên

Phần mềm này độc lập hoàn toàn với 2 phần mềm trên có chức năng chính là quản lý học tập, điểm số của học viên trong nhà trường.

Cả 3 phần mềm trên đều được thiết kế rời rạc, không thể liên kết được với nhau về chức năng cũng như dữ liệu. Việc nhập liệu vào từng phần mềm độc lập và rời rạc như vậy sẽ làm tốn sức ghê gớm của các nhân viên tác nghiệp Phòng Đào tạo.

Về đầu trang

1.2. Qui trình Xếp Thời khóa biểu hiện tại

Qui trình xếp Thời khóa biểu hiện tại trong HVKTQS có thể mô tả trong sơ đồ dưới đây:

Hình 1. Qui trình Xếp Thời Khóa Biểu hiện tại của Phòng Đào tạo

Chú thích cho sơ đồ trên:

Qua sơ đồ công việc trên chúng ta có một số nhận xét sau đây:

1. Hầu hết các công việc chính tại Phòng Đào tạo đều được làm bằng tay. Phần ứng dụng máy tính trong công việc rất hạn chế và hoàn toàn rời rạc, không liên thông với nhau.

2. Các thông tin hiện có tại Phòng Đào tạo là chưa đủ, còn thiếu và chứa nhiều bất cập rất khó đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng nhiều và lớn của Học viện.

Về đầu trang

1.3. Hệ thống Thông tin hiện tại: các tồn tại và bất cập

Hệ thống thông tin hiện tại được dùng trong 2 phần mềm tại Phòng Đào tạo bao gồm 5 loại thông tin dữ liệu chính sau đây:

1. Danh sách Bộ môn, với hệ thống mã gồm 2 ký tự

Số lượng Bộ môn hiện có tại Học viện là 57. Học viện chúng ta hiện đang quản lý việc phân công giáo viên dạy đến từng Bộ môn. Do vậy, với hệ thống 2 ký tự để mã hóa theo chúng tôi là vừa đủ.

Tuy nhiên Hệ thống thông tin của Khoa là chưa có, do đó Hệ thống thông tin quản lý ngành dọc của Cán bộ Giáo viên là chưa hoàn chỉnh.

2. Danh sách Giáo viên

Danh sách chúng tôi hiện có là 648 giáo viên.

Hệ thống Mã giáo viên hiện tại là 4 ký tự (dùng toàn chữ số) và được đánh mã một cách "ngẫu nhiên" không có quan hệ logic với Bộ môn, Khoa, Chuyên ngành hay với bản thân các giáo viên này.

Với hệ thống thông tin hiện nay, thông tin Mã giáo viên hiện đang "thừa" và không sử dụng được.

3. Danh sách Lớp học

Danh sách lớp học sẽ bao gồm 2 thông tin chính: Mã lớp học (bao gồm khoảng 6 ký tự) và Tên lớp đầy đủ. Hệ thống Mã lớp và Tên lớp học hiện tại rất không chuẩn xác, không thống nhấtvà đồng bộ giữa ngay trong các nhóm làm việc của Phòng Đào tạo. Có thể đưa ra đây các nhận xét sau về hệ thống thông tin Lớp học.

1. Hệ thống mã không thống nhất về độ dài, các thông số hiện có đều dao động từ 3 đến 8 ký tự.

2. Hệ thống mã lớp học hoàn toàn không có thông tin (hoặc rất ít) liên quan đến các thông tin quan trọng khác như: Hệ đào tạo, Năm học, Ngành, Chuyên ngành, Quân sự hay Dân sự, Khoa, Bộ môn.

3. Hệ thống Mã và Tên lớp học không chuẩn xác được ghi nhận trong nội bộ Học viện, giữa các Ban của Phòng Đào tạo, giữa Phòng Đào tạo và các Khoa, giữa Khoa và bộ phận quản lý Học viên.

4. Hiện tại hoàn toàn không mã hóa thông tin về các lớp ghép và lớp tách. Trong mô hình bài toán Thời khóa biểu, lớp GHÉP và lớp TÁCH là các khái niệm rất quan trọng cần được nghiên cứu và mã hóa chuẩn xác.

4. Danh sách Hội trường

Hiện tại danh sách chúng tôi đang có là 98 hội trường. Mỗi hội trường bao gồm 2 thông tin là Mã Hội trường và Tên Hội trường. Mã hội trường hiện tại được ký hiệu bởi 4 ký tự theo truyền thống đặt tên hội trường của Học viện từ thời Vĩnh Yên.

Hệ thống mã hóa hội trường như trên hiện nay có rất nhiều bất cập như sau:

1. Hệ thống mã hội trường bao gồm 4 ký tự đã không đáp ứng được thực tế hiện tại của Học viện. Hiện nay, hệ thống hội trường học của Học viện nằm tại 3 vị trí chính khác nhau (Khu A- Hoàng Quốc Việt, B-361, C - Vĩnh Yên), mỗi khu như vậy lại bao gồm nhiều tòa nhà nhiều tầng. Với cách đánh số như trước đây, ví dụ, hai hội trường H11120 và N11120 sẽ có mã hội trường như nhau.

2. Hiện tại hệ thống mã hóa thông tin các vị trí, các tòa nhà và hội trường chưa thống nhất ngay cả khi chưa có ứng dụng CNTT.

5. Danh sách môn học

Danh sách chúng tôi hiện có là 764 môn học. Hệ thống mã hóa Mã môn học bao gồm 4 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu tiên chỉ ra mã bộ môn phụ trách môn học này. Việc mã hóa này là tương đối hợp lý trong suốt thời gian qua, tuy nhiên trong tình hình mới hệ thống này có những bất cập sau đây:

1. Một môn học hiện nay có thể có một vài Bộ môn cùng đảm nhiệm. Hai ký tự sau của Mã môn học hiện chưa mang một ý nghĩa nào và được đặt tên một cách ngẫu nhiên không định hướng.

2. Khái niệm Môn học (hay Học phần) nằm trong Hệ thống Chương trình Đào tạo Đại học và Cao đẳng của Bộ Giáo dục và đào tạo ban hành. Hiện tại, tại phòng Đào tạo chưa có hệ thống thông tin quản lý Chương trình đào tạo, Ngành hay Chuyên ngành, do đó riêng một hệ thống thông tin môn học là chưa đủ.

3. Môn học và khái niệm trung tâm liên kết nhiều loại đối tượng khác nhau của bài toán Quản lý Thời khóa biểu, Quản lý Điểm Học sinh, Quản lý Giáo viên và Quản lý Chương trình Đào tạo. Việc đặt tên và mã hóa môn học là công việc rất quan trọng cần được quan tâm và chỉ đạo chặt chẽ từ Ban lãnh đạo Học viện.

Về đầu trang

1.4. Mô hình và vị trí bài toán Quản lý Thời khóa biểu

Trong bối cảnh thực tế trên, việc tin học hóa ngay lập tức toàn bộ các khâu công việc của Phòng Đào tạo là không thực tế. Từ phân tích trên, chúng tôi đã đề nghị một định hướng của việc phát triển các phần mềm Quản Lý Đào Tạo tại HVKTQS, trong đó bài toán Xếp và Quản lý Thời khóa biểu được ưu tiên đưa lên vị trí số 1.

Mô hình hệ thống tổng thể quản lý Đào tạo của Học viện Kỹ thuật Quân sự sẽ được chia thành 5 module chính sau đây.

1. Module Quản lý Tuyển Sinh (QLTS)

Module này có nhiệm vụ nhập thông tin đăng ký tuyển sinh, phân chia phòng thi, đánh số báo danh, đăng ký thi, theo rõi tiến độ thi, đánh mã phách và chia túi bài thi, nhập điểm và xét tuyển vào trường. Đây là một phần mềm rất phức tạp

2. Module Thiết lập và Quản lý Thời khóa biểu (QLTKBU)

Module này có nhiệm vụ nhập, xếp và đưa ra được một Thời khóa biểu sử dụng cho toàn khoa theo từng học kỳ. Dữ liệu đầu vào là thông tin nhập học của Phòng đào tạo. Phần mềm này được đánh giá là phức tạp nhất trong toàn bộ 5 module chính được mô tả tại đây. Có thể chia phần mềm này thành 4 module con nhỏ hơn sau đây:

A. Module Quản lý Chương trình Đào tạo (DT)

Module này bao gồm các chức năng quản lý, nhập thông tin toàn bộ các ngành nghề đào tạo hiện tại của Nhà trường do Bộ Giáo dục & Đào tạo (hoặc Bộ Chủ quản) qui định. Tự động phân bổ chương trình theo môn học, học phần và theo học kỳ cho các lớp của khoá học mới. Theo rõi tiến độ giảng dạy của các lớp học sao cho luôn khớp với chương trình đào tạo đã qui định.

B. Module Quản lý Báo Dạy (BD)

Module này có chức năng nhập thông tin về nguồn nhân lực của các Khoa, Bộ môn, tự động tạo ra các báo dạy cho các khoa, bộ môn. Sau khi nhận được kết quả phân công cụ thể sẽ tự động kiểm tra và chuyển đổi sang khuôn dạng thích hợp cho đầu vào của chương trình xếp Thời khóa biểu. Module này còn có chức năng cung cấp các thông tin bổ sung từ phía các Khoa, Bộ môn và các Phòng ban khác để cung cấp dữ liệu cho module tính toán, thống kê dữ liệu Thời khóa biểu sau này.

C. Module Hỗ trợ xếp Thời khóa biểu (TKBU)

Module này có nhiệm vụ hỗ trợ trực tiếp cho việc xếp Thời khóa biểu. Đây là module trọng tâm của chương trình QLTKBU. Dữ liệu đầu ra của 2 module trên chính là đầu vào của module này. Module này bao gồm các chức năng Nhập thông tin phòng học, nhập các ràng buộc tối thiểu của giáo viên, xếp tự động và xếp tay thời khóa biểu, kiểm tra lỗi trùng giờ, trùng tiết của giáo viên, in ấn các form Thời khóa biểu của lớp, khoa, bộ môn và giáo viên.

D. Module Xếp Lịch Thi của Sinh viên (EXAM)

Module này có chức năng hỗ trợ xếp lịch thi cho các lớp toàn trường.

3. Module Quản lý Học tập Sinh viên (QLHTSV)

Module này lưu trữ thông tin các khóa học viên và sinh viên nhà trường, nhập điểm học theo học kỳ và tính toán điểm tổng hợp học viên, in các báo cáo tổng hợp điểm theo từng học kỳ, theo năm học và toàn khóa học của từng lớp, khoa, ngành và từng học viên.

4. Module Quản lý Giảng dạy Giáo viên (QLGDGV)

Module này có nhiệm vụ quản lý giờ thực dạy của giáo viên theo Thời khóa biểu đã phân công, đưa ra các bảng biểu thống kê giờ dạy và tính toán các trọng số liên quan đến giảng dạy của giáo viên.

5. Module Tổng hợp thông tin Phòng Đào tạo công bố trên Web Site (QLTTW)

Module này thực chất là một Web site công bố và kết nối các thông tin của 4 module trên. Từ Web site này, lãnh đạo Phòng Đào tạo và Nhà trường dễ dàng xem và tra cứu mọi thông tin chi tiết liên quan đến việc học tập của học viên và dạy của giáo viên. Tùy theo mức độ, một phần thông tin đào tạo này có thể được công bố trên Internet.

Mô hình quan hệ giữa các module trên được thể hiện trong sơ đồ sau:

Hình 2. Mô hình các module thông tin quản lý đào tạo HVKTQS

Từ sơ đồ trên ta thấy phần mềm Hỗ trợ xếp Thời khóa biểu (TKBU) chiếm 1 vị trí khiêm tốn trong toàn bộ mô hình Quản lý Đào tạo của HVKTQS. Tuy nhiên đây là module phần mềm phức tạp nhất và là khâu đột phá đầu tiên của việc tin học hóa quản lý đào tạo nhà trường.