Mô hình trên mô tả các khối dữ liệu chính của hệ thống chương trình. Phần mềm cho phép làm việc với nhiều dữ liệu của các trường khác nhau, hay nói cách khác chương trình phải đóng vai trò một công cụ cho phép làm việc với nhiều CSDL của các trường khác nhau.

* Khối dữ liệu Hệ thống là hệ thống dữ liệu chung của chương trình áp dụng cho các nhà trường khác nhau. Khối dữ liệu hệ thống đóng vai trò lõi của toàn bộ hệ thống.
* Dữ liệu của mỗi nhà trường được phân ra thành các module riêng biệt bao gồm phần dữ liệu chung và dữ liệu các năm học của nhà trường. Tại một thời điểm, chương trình sẽ chỉ làm việc với dữ liệu của một năm học mà thôi. Như đã trình bày ở phần trên của bài viết, khối dữ liệu hàng năm của một nhà trường có thể rất lớn (lên tới 50MB), do đó việc tách chúng ra từng khối riêng biệt để quản lý là hợp lý trong điều kiện của Việt Nam chúng ta hiện nay.

Mô hình chức năng tổng thể của hệ thống được mô tả trong sơ đồ sau:



Sau đây là mô tả ngắn gọn các mô hình chức năng trên:

* Nhập dữ liệu Hệ thống: Nhập các dữ liệu hệ thống của chương trình như danh sách học sinh, giáo viên, lớp, môn học, ...
* Nhập dữ liệu tham chiếu: Dữ liệu tham chiếu bao gồm phân công giảng dạy, phân công môn-lớp học, phân loại điểm, hạnh kiểm, học lực học sinh, cách tính điểm trung bình, thời khóa biểu.
* Nhập dữ liệu Điểm Học sinh: Bao gồm điểm học sinh trong thời gian học tại nhà trường.
* Nhập Sự kiện nhà trường: Các sự kiện xảy ra hàng ngày trong nhà trường.
* Tính toán điểm: Module bao gồm các tiện ích tính toán điểm trung bình, phân loại học lực, xếp thứ học sinh.
* Các tiện ích nhà trường: Các tiện ích nhà trường như thi lại, xét lên lớp, lưu ban, phân lớp học sinh đầu năm học, chuyển, dồn, tách lớp.
* In ấn và kết xuất thông tin: Các tiện ích, báo biểu đưa thông tin ra.

Cuối cùng chúng ta xét mô hình người dùng của phần mềm. Tương tự như một hệ thống CSDL hoàn chỉnh, hệ thống người dùng sẽ được phân lớp 2 cấp: Cấp Hệ thống (Login Level) và cấp CSDL trường (User Level). Đối với người dùng cấp Nhà trường nên phân thành 3 mức: mức Ban Giám hiệu, mức Giáo viên và mức Học sinh.

Người dùng cấp Hệ thống (Login) được khởi tạo để làm việc với toàn bộ hệ thống và thực hiện các thao tác ở mức hệ thống, không phụ thuộc vào một CSDL của một nhà trường cụ thể nào.

Người dùng cấp CSDL trường (Database User) nằm trong hệ thống người dùng riêng của một nhà trường cụ thể, thông thường sẽ là các giáo viên và học sinh của nhà trường. Các người dùng này chỉ có quyền trong CSDL của trường của mình mà thôi. Có thể mô tả trong sơ đồ đơn giản sau:



Bảo mật và an toàn dữ liệu

Trong phần này sẽ trình bày rất ngắn gọn về bảo mật và an toàn dữ liệu của phần mềm quản lý Học & Dạy. Cũng như các phần trên của bài viết, phần này sẽ chỉ nêu một vài định hướng cho mô hình này.

Hệ thống an toàn dữ liệu của phần mềm quản lý Học & Dạy sẽ được phân thành 4 mức như sau:



1. Mức hệ thống (System Security): Là mức an toàn chỉ phụ thuộc vào Login hệ thống trước hoặc sau khi truy nhập vào hệ thống phần mềm. Mức này chưa có liên quan đến CSDL cụ thể của nhà trường.
2. Mức thực đơn chương trình (Menu Level Security): Là mức an toàn phụ thuộc vào hệ thống thực đơn của chương trình sau khi đã kết nối và mở tối thiểu một CSDL làm việc. Tại mức này chưa tính đến các thao tác cụ thể trong chương trình và dữ liệu.
3. Mức hệ lệnh (Command Security): Mức an toàn dựa trên các lệnh hay các thao tác cụ thể của chương trình thông qua các lệnh trên thực đơn hoặc các nút lệnh trên ToolBar của chương trình. Tại mức này hệ thống an toàn hoạt động bằng cách cho phép hay không thực hiện một lệnh cụ thể của chương trình.
4. Mức dữ liệu (Data Level Security): Mức an toàn này kiểm soát việc truy nhập, khởi tạo và cập nhật dữ liệu.

Khả năng áp dụng phần mềm quản lý điểm tại Việt Nam?

Đã đến lúc phải đi đến đoạn kết của bài viết khá dài này. Câu hỏi cuối cùng mà tôi đưa ra ở đây lại là một câu hỏi hết sức đơn giản và đặt ra cho mỗi chúng ta khi muốn đưa các mô hình quản lý điểm học sinh vào nhà trường.

Bên cạnh sự lạc quan vốn có của các chuyên gia phần mềm hay CNTT, bên cạnh sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo, chúng ta vẫn phải thẳng thắn chỉ ra những khó khăn ghê gớm khi dự định triển khai phần mềm quản lý này tại các trường phổ thông tại Việt Nam. Những khó khăn này không xuất phát chính từ chủ quan, mà từ thực tế khách quan trong khung cảnh về con người, vật lực và nhân lực cụ thể của chúng ta. Nhắc lại những khó khăn không phải đề chùn bước, mà để có những quyết tâm mới, quyết sách mới cho việc đưa các ứng dụng của CNTT vào cuộc sống.

Trước tiên phải khẳng định ngay rằng việc áp dụng phần mềm quản lý Điểm Học sinh, quản lý Học & Dạy vào nhà trường phổ thông của Việt Nam là vô - cùng - khó - khăn. Nhắc đến việc nhập điểm và nhờ máy tính tính điểm trung bình hộ, chắc ai cũng thấy đơn giản. "Ồ, có thế thôi à, đơn giản như vậy thôi sao", đó là câu nói cửa miệng của nhiều giáo viên. Tuy nhiên chúng ta hãy bình tâm suy ngẫm, hãy nghĩ thêm một chút nữa thôi, chúng ta sẽ thấy giật mình. "À, hóa ra không phải như vậy. Khó thế cơ à".

Thật vậy dữ liệu học tập trong một nhà trường là rất lớn, nếu không có những kỹ năng nhất định về xử lý bàn phím, việc nhập liệu sẽ trở nên vô cùng nặng nề và không khả thi. Việc nhập liệu cho điểm học sinh phải được tiến hành đều đặn và có những thời điểm bắt buộc phải hoàn thành trong thời hạn định trước, những lúc như vậy ta mới thấy rõ tính nặng nề của việc nhập điểm này.

Công việc nhập điểm học sinh rất dễ nhầm lẫn. Chắc các giáo viên đã từng ngồi tính điểm cho lớp của mình sẽ hiểu rõ điều này. Các điểm được đọc từ một mẫu giấy và nhập vào bàn phím theo từng học sinh theo hàng ngang hoặc cột dọc, nhập toàn số và thời gian qua đi sẽ thấy mỏi mắt và dễ gây nhầm, sai hoặc sót. Mặt khác dữ liệu điểm học sinh tuyệt đối không cho phép sai sót, điều đó sẽ gây ức chế rất lớn cho người nhập liệu.

Một nguyên nhân nữa làm cho việc triển khai phần mềm Học tập tại nhà trường phổ thông của chúng ta sẽ rất khó khăn bởi vì hiện tại chúng ta chưa hoặc không có người chuyên trách cho công việc này. Đa số các trường đều thiếu giáo viên hoặc nhân viên có trình độ Tin học.

Để kết thúc bài viết này chúng tôi có một số đề nghị cụ thể cho các Sở Giáo dục, các nhà trường chuẩn bị hoặc có ý định triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý Học & Dạy để giảm thiếu tối đa những khó khăn đã nêu trên.

1.Trong phạm vi một Sở hoặc Phòng Giáo dục & Đào tạo cần qui định thống nhất cách ghi mã môn học, tên lớp học. Trong một nhà trường cần qui định thống nhất cách ghi mã giáo viên (dùng nội bộ trong trường). Công việc này cần tiến hành trước khi đồng bộ áp dụng các phần mềm quản lý nhà trường.
2. Việc nhập điểm học sinh nên tiến hành thường xuyên, theo hàng tuần, hàng tháng, tránh để dồn lại một vài ngày cuối học kỳ sẽ gây ra sự căng thẳng và áp lực khi nhập liệu.
3. Một trong những cách làm giảm tải cho nhân viên nhập dữ liệu điểm trực tiếp là tiến hành nhập liệu trước vào bảng tính Excel, kiểm tra thật cẩn thận, sau đó chuyển dữ liệu này vào phần mềm (tất nhiên với điều kiện phần mềm phải có chức năng chuyển đổi này). Cách làm này rất hiệu quả bởi bảng tính Excel dễ sử dụng và rất thuận tiện cho công việc này.
4. Nhà trường cần và phải có cán bộ chuyên trách vận hành các phần mềm ứng dụng. Với cách nhập liệu phân bổ như đã nêu trên, nhân viên chuyên trách này sẽ được giảm tải và đỡ căng thẳng hơn.
5. Nhà trường (hoặc Phòng, Sở) cần ban hành những qui chế, qui định cụ thể cho việc vận hành và qui trình nhập, tính toán dữ liệu. Dữ liệu được nhập và kết xuất từ máy tính cần được pháp chế hóa và tồn tại song song với các mẫu biểu báo cáo đã tồn tại từ lâu nay trong ngành giáo dục. Vấn đề cốt lõi là nâng cao hiệu quả quản lý Học & Dạy, giảm thiểu sự vượt tải lao động của giáo viên và không mâu thuẫn với những qui trình quản lý đã có.

Bùi Việt Hà