Để sử dụng dịch vụ này, bạn chỉ cần truy cập vào trang Web https://docs.google.com/, đăng nhập với tài khoản Gmail của mình. Nếu chưa có bạn có thể vào mail.google.com để đăng kí hoặc bấm vào nút Sử dụng Goolge Documents để tạo tài khoản mới. Sau khi đã vào được trang chính, bạn tiếp tục vào menu Tạo mới > Bản trình bày, giao diện soạn thảo của Google Presentation sẽ hiện lên ở thẻ mới.

Sau đây là các đặc điểm chính Google Presentation (GP):

1/ Bạn có thể chỉnh sửa file PowerPoint có sẵn bằng cách upload lên host của Google, hỗ trợ định dạng *.pps và *.ppt, dung lượng lên đến 10 MB. Để sử dụng các tập tin này, tại giao diện chính của GP, bạn vào menu Tệp > Tải tệp lên, tại trang Web tiếp theo bạn có thể bấm nút Browse để tài lên từ máy hoặc nhập đường dẫn download của tập tin này vào khung bên dưới.

- Tuy vậy, GP không giúp bạn lưu lại file đã tạo trực tuyến thành tập tin *.ppt hoặc *.pps được. Bạn chỉ có thể nhận được một file *.html bằng cách vào menu Tệp > Lưu dưới dạng ZIP, tải tập tin *.zip về rồi giải nén.

2/ Chỉnh sửa và tạo các trình diễn đơn giản, dễ dàng nhưng ít chức năng: dù có khá đủ các chức năng về soạn thảo văn bản từ định dạng, chèn hình, chèn chữ, thay đổi font... nhưng khả năng trình diễn của GP chỉ ở mức trung bình, nghĩa là GP chỉ có thể trình chiếu từng slide đã thiết lập sẵn chứ không thể tạo các hiệu ứng chuyển động khi xuất hiện như của PowerPoint được.

Ngoài ra, GP còn không thể chèn thêm âm thanh, hình ảnh như PowerPoint "chính thống". Nhưng GP cũng trang bị cho bạn 15 cảnh nền có sẵn, bạn có thể chọn bằng cách bấm vào liên kết Thay đổi nền, các nền này cũng khá đa dạng và khá đẹp.

- Khi đang soạn thảo trình diễn, bạn có thể sao chép, xóa một slide, di chuyển các slide,... bằng cách thực hiện qua menu chuột phải khi bấm vào slide này. Ngoài ra, khi tạo slide mới GP cũng cung cấp sẵn cho bạn 5 bố cục để lựa chọn tùy theo nội dung.

- Trong lúc đang soạn thảo, bạn có thể bấm vào liên kết Bắt đầu bản trình bày ở trên góc phải để xem thử. Để chuyển sang một slide tiếp theo trong bản trình bày, bạn hãy bấm vào mũi tên qua trái ở dưới góc phải, hoặc đơn giản hơn là bạn bấm vào bất kì chỗ nào của khung trình bày.

3/ Khả năng chia sẻ rộng: bạn có thể chia sẻ bản trình bày này cho nhiều người xem cùng lúc hoặc thậm chí có thể cùng chỉnh sửa. Để chia sẻ cho người khác, bạn hãy bấm vào liên kết Chia sẻ ở trên góc phải, tại trang tiếp theo bạn nhập địa chỉ eMail vào ô trống (cách nhau bằng dấu phẩy), bấm chọn Cộng tác viên (có thể chỉnh sửa file trình diễn) hoặc chọn người xem (không thể chỉnh sửa).

Tại phần Cấp quyền nâng cao có 2 lựa chọn là Cộng tác viên có thể mời những người khác và Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng lời mời, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn, sau khi đã chọn xong bạn bấm nút Mời cộng tác viên, trong popup hiện ra bạn gõ vào tiêu đề thư và nội dung thư rồi bấm nút Gửi.

- Sau khi ban gửi thư, người nhận sẽ nhận được một email trong có đó chứa đường link chia sẻ, đường link này sẽ dễn đến trang Web để cùng chỉnh sửa hoặc xem file trình diễn. Các đường link này chỉ có người nhận được eMail mới xem được.

- Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ tài liệu này cho tất cả mọi người trên Internet cùng xem bằng cách bấm vào liên kết Xuất bản ở trên góc phải, tại trang Web tiếp theo bạn bấm vào nút Xuất bản tài liệu, bạn sẽ thấy liên kết để chia sẻ ở trang Web kế, nếu muốn ngừng chia sẻ thì bạn bấm nút Dừng xuất bản.

School@net (Theo XHTT)